CMS (engl. Content management system) je sistem koji omogućuje upravljanje sadržajem. U najširem smislu odnosi se na svako rješenje koje omogućuje klasifikaciju, organizaciju, povezivanje i svaki drugi oblik uređivanja sadržaja. Iako se pojam može koristiti za manualne procese upravljanja sadržajem, danas se u prvom redu primjenjuje za različita programska rješenja koja omogućuju napredno upravljanje velikim brojem informacija. CMS sustavi se koriste pri sinkronizaciji podataka iz više izvora, za izvršavanje kolaborativnih projekata, za organizaciju rada u korporacijskim okruženjima i slično. Temeljna primjena CMS-a danas je u dinamičkom kreiranju web-stranica nove generacije.
Razvoj CMS-a
Možemo reći da je historija CMS-a (sistema za upravljanje sadržajem) duga je kao i historija samoga “sadržaja”, a ona nastaje u isto vrijeme kao i ljudsko znanje.[1] Kao posljedica želje za efikasnim upravljanjem sadržajima razvijale su se posebne tehnike organizacije i pohranjivanja podataka. Početke toga nalazimo u prvim svitcima, knjigama i zbirkama, a nešto kasnije u razvoju biblioteka i arhiva.
Informatičkim razvojem u potpunosti se promijenio pristup upravljanja sadržajem. Umjesto ručne i mehaničke obrade, računari su omogućili iznimno brz i precizan način obrade podataka koji se temelji na sedam glavnih karakteristika koje predstavljaju značajno poboljšanje u odnosu na sve ranije sustave:[2]
- Skupljanje podataka
- Pohrana informacija
- Organizacija informacija
- Izračun
- Komunikacija
- Prezentacija podataka
- Kontrola
Usporedo s razvojem softwarea za različite primjene, razvili su se i specijalizirani računalni programi za upravljanje informacijama (CMS sistemi). Dok su neki od njih specijalizirani za specifične primjene, velik broj CMS sistema je prilagodljiv za različite svrhe. Njihova najšira primjena našla je svoje mjesto u korporacijskim okruženjima i uređivanju sadržaja na web-stranicama za što se ponekad koristi i poseban naziv (WCMS, engl. Web Content Management System).
Primjena CMS sustava
U korporacijskom kontekstu, CMS sistemi mogu se koristiti za integraciju različitih baza podataka kao što su podaci o zaposlenicima, kupcima, proizvodima, radnim zadacima i sl. Koristeći CMS rješenja, svima njima se može upravljati s jednog mjesta. Jednako tako, putem zajedničkog sučelja zaposlenici mogu pristupati različitim dokumentima i podacima koje mogu koristiti za različite svrhe.
Brzim razvojem i širem Interneta, web-stranice postale su najveći i najpristupačniji izvor informacija. Zbog toga se CMS sistemi danas uglavnom koriste za upravljanje informacijama na Internetu.
CMS sistemi za upravljanje sadržajima na Internetu (WCMS)
Još sredinom 1990-ih, velika većina web stranica bila je sačinjena u HTML-u. Jedine dinamičke stranice bile su web-trgovine. Razvojem novih programskih jezika (kao što je PHP) krajnji korisnici dobivali su mogućnost uređivanja vlastitih stranica. Prekretnicu u upravljanju sadržajima web-stranica predstavljaju CMS sustavi koji su omogućili krajnjim korisnicima jednostavno i organizirano dodavanje tekstova, fotografija, video-sadržaja i sl.[3] Kvalitetni Web CMS sistemi omogućuju i korisnicima bez posebnih tehničkih i programerskih vještina jednostavno, a u isto vrijeme napredno upravljanje sadržajima stranica. Stvarajući jedinstvenu podatkovnu infrastrukturu, CMS omogućuje preglednu organizaciju svih podataka.[4] Prednosti CMS-a osobito su vidljive kod primjene na velikim portalima ili virtualnim projektima na kojima sudjeluje velik broj ljudi.
Naprednim funcijama i brzim razvojem CMS sistema nametnuli su se kao najvažniji nositelji razvoja u web-industriji. Glavne osobine dobrih CMS sustava su jednostavnost korištenja, preglednost podatkovne strukture, prilagodljivost za različite svrhe i visok nadzor nad cjelokupnim procesom objave sadržaja.
Osobine dobrog CMS-sustava
- web sučelje za upravljanje podacima – omogućuje upravljanje sadržajima preko Interneta s bilo kojeg mjesta
- online uređivanje sadržaja s vjernim pregledom (WYSIWYG) – osigurava da će sadržaji nakon objave izgledati jednako kao i u sučelju za uređivanje
- ugrađeno pretraživanje po ključnim riječima i kategorijama
- sustav različitih prava pristupa zasnovan na ulogama – pomoću sustava uloga može se učinkovito upravljati složenim zadacima koji se odvijaju kroz više etapa, smanjujući mogućnost pogreške.
- sustav tijeka zadataka (workflow system) i mogućnost kolaboracija – omogućuje nadgledanje izvršenja zadatka kroz različite faze. Ova mogućnost je osobito korisna velikim organizacijama i uredništvima (npr. novinar ima mogućnosti upisa teksta, ali ne i mijenjanja izgleda portala. Nakon upisa svog teksta on dolazi na redakciju lektoru te nakon odobrenja glavnog urednika na objavu).
- upravljanje s više povezanih organizacija ili portala s jednog mjesta
- upravljanje korisnicima
- stalan i kontinuiran razvoj novih inačica u skladu s razvojem web-standarda
- mnogostruka namjena – mogućnost korištenja za različite namjene, prilagođene krajnjem korisniku
- napredne funkcije (moduli) kao što su: dodavanje web-trgovine, mogućnost upravljanja forumima i news-grupama, ugrađeni prozori za uređivanje slike i teksta
- sigurnost
- podrška za višejezičnost
Komercijalni CMS sustavi
Komercijalni CMS programi utemeljeni su na različitim programskim platformama i dijele se na različite primjene. Glavne prednosti pred besplatnim rješenjima su stabilnost, sigurnost, stalna korisnička podrška te mogućnost implementacije u postojeće sustave i korisnikove baze podataka. Bolji CMS programi uključuju napredne funkcije, a korisniku omogućuju jednostavno i sigurno korištenje.